1．歸檔要求

(1)歸檔的資料要求完整、齊全、分類準確便于保管、查閱；

(2)歸檔時須對歸檔資料的內容和份數進行核查，并填寫《文件和資料管理登記一覽表》按表內各項逐一填寫清楚；

(3)歸檔的資料要用碳素墨水或藍黑墨水填寫；

(4)歸檔資料應按歸檔資料的種類分類整理、分類立卷；分類存放；

(5)對每類歸檔資料應編制總目錄；

(6)歸檔資料應存放檔案盒中，盒外有類別標志，盒內有按件編制的目錄；

(7)檔案必須存放檔案柜中妥善保管，防止遺失；

(8)檔案存放環境應保證防潮、防霉、防蟲蛀：

(9)涉及保密的檔案資料應遵守保密制度。

2．保管期限

根據各類檔案性質確定保管期限，檔案管理員保管的資料期限分別為：

(1)凡是有長期利用價值的檔案列為永久保管，如本中心的政策性文件、質量管理體系文件、處理重要問題形成的文件資料、重要的計劃和總結等。

(2)管理評審、內部審核的相關記錄，保存期為三年；

(3)檢測原始記錄和報告復印件，保存期限為長期；

(4)實驗比對和能力驗證記錄、抱怨處理記錄、合同評審記錄、文件控制記錄、分包記錄等保存期限為三年；

(5)計量儀器設備檢定證書、儀器設備運行檢查記錄、儀器設備使用記錄和維護記錄以及使用說明書（或復印件）等，保存期限由儀器設備報廢時間而定；

(6)技術人員的技術檔案則應長期保存；

(7)服務和供應品的采購記錄，由采購部保存，保存期為三年。

(8)儀器設備，其說明書及相關資料保存期限由儀器設備報廢時間而定。

3．資料的保管范圍：

（1） 國家、部門、地區有關產品質量方面的文件、政策、法令、法 規、規定；

（2） 產品技術標準、相關標準、參考標準（國外的和國內的）；

（3）檢測規程、規范、檢測實施細則、檢測方法（國外的，國內的和自編的）；

（4）計量檢定規程、暫行檢驗方法；

（5）儀器說明書、計量檢定合格證、儀器、儀表、設備的驗收、維修、大修、使用、報廢記錄；

（6）檢測儀器、設備明細表、臺帳；

（7）各類檢驗原始記錄；

（8）各類檢驗報告；

（9）用戶反饋意見及處理意見；

（10）檢驗報告發放登記本；

（11）產品圖紙、工藝文件及其它資料。

4．檔案資料的復制和借閱

（1）．借閱檔案資料，須經質量負責人批準，復制記錄須經主任批準。

 （2）．外來人員一般不得借閱和復制檔案資料，確因需要須經主任批準。

（3）．借閱和復制檔案資料應辦理登記手續，資料的借閱和復制必須填寫《文件借閱、復制登記表》；借閱人不得泄密和轉移借閱，不得在記錄上涂改、劃線等，閱后及時交還資料管理員，并辦理相關手續。

（4）．檔案資料應存放在指定場所，并采取保密措施。

（5）．借閱人員未經許可不得復制、摘抄或將記錄帶離指定場所，不得查閱其他無關記錄。

5．檔案資料的清理和銷毀

（1）．檔案資料原則上每年清理一次，同時修訂總目錄和卷內目錄包括電子版目錄；

（2）．對超過保存期限或失去保存價值的檔案資料，由檔案管理員填寫銷毀清單，經主任批準后銷毀；